Nestes últimos dias ouço com frequência este desabafo – “… estou o dia todo ocupado. Não consigo ser produtivo! Esta nova dinâmica de teletrabalho está a dar cabo de mim..."

Ocorre-me então poder escrever algumas reflexões que tenho feito. A primeira é de que o momento presente organiza-se; o futuro planeia-se! Organizar é distinto de planear. 

Desejo que a reflexão o ajude a conseguir uma melhor organização usando algumas técnicas simples e cujo resultado seja uma maior clareza do que é realmente importante (e cria valor).

A GESTÃO DE TEMPO

Comecemos pelo início - a dificuldade na gestão do tempo. Todos temos 24 horas e incrivelmente uns parecem saber faze-las render e outros tem uma enorme dificuldade. Os que parecem que sabem fazer as horas render, terminam os seus dias com um sentido de realização. De missão cumprida! Produziram algo – isto é iniciaram e terminaram! Esta é, a meu, ver a questão essencial - início e termino!

E nos outros casos, o que é que terá sucedido? Seguindo a lógica do parágrafo anterior – que acontecimentos se sucederam para que tivéssemos iniciado varias tarefas que deixamos por terminar ao longo do dia ou semana? Que acontecimentos deixamos que retirassem a nossa atenção, ou o nosso foco, do que tínhamos inicialmente previsto fazer? Terão sido situações importantes (que criam valor) e urgentes (tem um prazo de conclusão curto)? Quero acreditar que em algumas situações sim, essa é a resposta certa!

E nas restantes vezes? O que se terá sucedido? É disso que vamos falar!

O FOCO

Segundo Daniel Goleman no seu livro – O FOCO – descreve como que um estado de vigília – isto é a nossa capacidade de atenção (a) que determina a forma como executamos uma dada tarefa. Diz ainda que se estivermos “musculados” podemos executá-la bem. Ou seja a nossa própria agilidade depende de uma faculdade que não é inata.

Se treinarmos este “músculo” ele responde bem, se não treinarmos vai obrigatoriamente atrofiar! Desde já anuncio que será desconfortável. Requer esforço e disciplina (b). Como qualquer atleta sem treino consistente não há resultados. Até porque haverá uma luta entre as crenças (aquilo em que acreditamos ser verdadeiro e por vezes nos limita) e as acções em consequência.

Hoje, tendo havido mudança no ambiente (c) que nos rodeia, ou porque os filhos mais pequenos requerem atenção, ou porque não temos um recanto na nossa casa que nos permita desenvolvermos a nossa actividade profissional...

Junto a este factor outro a actual preocupação (d) que está relacionada com o trabalho em si, a conjuntura e a incerteza de como e quando será o fim.

Neste cenário a mente vagueia e o nosso cérebro, segundo Goleman, activa um conjunto de circuitos cerebrais que tagarelam sobre coisas que nada tem a ver com aquilo que tínhamos inicialmente previsto fazer desfocando a nossa atenção! 

ORGANIZAR VS PLANEAR

Na nossas vidas demasiado ocupadas muitas vezes entramos em modo de piloto automático sem reflectirmos porque fazemos o que que fazemos. E ouve-se então com frequência – aqui sempre se fez assim!

Uma introspecção na qual começamos por definir o quê (o que é importante), por que razão (qual o real impacto) e qual a melhor forma de alcançar esse objectivo leva-nos a aprimorar a nossa capacidade de organizar e planear. Queremos ser produtivos e não estar ocupados!

O quê pode ser simplesmente uma lista (um checklist) que deve ser organizado por famílias relacionadas - tarefas, eventos ou ideias. Cada “família” pode ter sub-famílias. As tarefas, por exemplo, podem ser divididas entre telefonemas a fazer, emails a responder, propostas a enviar, reuniões a agendar… Desta forma temos a informação organizada. Estamos então capazes de a planear – decidir o que fazer e quando!

Organizarmos o presente ao identificarmos onde estamos e o que queremos fazer (que pode ser diferente do que é necessário fazer).

Planearmos o futuro - aquilo a que quer dizer sim num dado momento em detrimento de um não – isto é onde vamos investir o nosso tempo e a nossa energia.

Organizar e Planear permite-nos uma melhor gestão destes dois recursos – Tempo e Energia – que muitas vezes esquecemos, ao perder o Foco, e que são limitados e finitos!.