Recentemente numa reunião com uma cliente falávamos da dificuldade que esta sente em orientar a equipa a "priorizar as tarefas". Comentava que a famosa Matriz Eisenhower (importante e urgente / importante e não urgente / não importante e urgente /não importante e não urgente) não produz resultados…
Expliquei que esta matriz é somente uma ferramenta que ajuda na priorização. Não me vou alongar aqui na explicação em detalhe do que consiste pois está noutro artigo que pode consultar. Há outras alternativas e eu particularmente identifico-me com a matriz GUT.
Matriz GUT foi desenvolvida na década de 1980 pelos especialistas em resolução de problemas Benjamin Tregoe e Charles Kepner e é utilizada na priorização de tarefas e estratégias. A sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência como critérios para determinar o que realmente é prioridade num projeto ou fluxo de trabalho.
Acredito até que pode complementar a Eisenhower pois ajuda a priorizar quando estamos perante uma panóplia de problemas que consideramos urgentes e importantes mas não sabemos por onde começar… Aqui surge a utilidade desta matriz que nos ajuda a julgar qual tarefa deve ser realizada primeiro e quais podem esperar.
Vejamos então com mais detalhe os elementos GUT:
Gravidade
Representa o impacto e intensidade do problema para os envolvidos, caso esteja acontecer ou venha acontecer. A questão é quão grave é (será) o problema ou ação para a empresa, processo ou pessoas?
Urgência
Representa o prazo ou tempo disponível para a resolução do problema antes que tome dimensões incontornáveis. Obvio que quanto mais urgente for, menor será o tempo disponível para entrar em ação, e a data ou prazo é incontornável!
Tendência
Representa o potencial de crescimento do problema, ou seja, a probabilidade de se agravar com o passar do tempo (caso nada seja feito). isto é, qual o padrão de evolução e que pode piorar a situação atual? A tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser considerada.
Esse critério pode ser muito útil sobretudo para aqueles problemas que não parecem tão urgentes, mas podem se tornar inadiáveis de um momento para o outro.
Sem complicar o uso desta ferramenta (que pode ser bastante complexa e em algumas situações até se justifica) sugere-se a criação de escalas que nos ajudam a categorizar. Um exemplo pode ser:
Gravidade
- Sem gravidade: danos leves (e que podem ser desconsiderados)
- Pouco grave: danos mínimos;
- Grave: danos regulares;
- Muito grave: danos graves (reversíveis);
- Extremamente grave: danos gravíssimos (que podem tornar-se irreversíveis)
Urgência
- Pode esperar: não há pressa em resolver o problema (por exemplo dentro do mês)
- Pouco urgente: são urgentes, mas podem esperar um pouco (podemos definir por exemplo 1 semana);
- Urgente: precisam ser tratados o mais rápido possível (até podemos definir 3 dias);
- Muito urgente: é urgente, quanto mais cedo melhor (por exemplo 24 horas);
- Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato (prioridade sobre tudo!)
Tendência
- Não irá mudar: nada irá acontecer;
- Irá piorar a longo prazo: a situação agravar-se-á lentamente;
- Irá piorar a médio prazo: a situação agravar-se-á um pouco mais rápido;
- Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar num curto período de tempo;
- Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.
Tendo estas escalas pode então classificar a lista de tarefas e identificar mais facilmente quais são os tópicos mais graves, urgentes e com alta probabilidade de piorar. O passo seguinte é elaborar um plano de ação onde colocará quem serão os responsáveis pela resolução de cada problema, como deverão ser conduzidos e qual o prazo para conclusão (ou 5w2h)!